Respondemos a las cuestiones más habituales, en relación con el archivo documental que ofrecemos desde Velázquez & Tomé y su vinculación con el Portal del Cliente.
FAQs
En qué consiste
El archivo de documentos sirve para gestionar, clasificar, ordenar y conservar documentos.
- 100% digital
- Evitas mover tus documentos y desplazamientos
- Olvídate de buscar documentos para inspecciones fiscales
- Vinculación de tus documentos a los libros registro oficiales.
- Acceso desde app y web
- Preparado para la futura factura electrónica obligatoria.
- Sustitución del papel por archivo digital
- (…)
Nuestro partner tecnológico Adiss nos garantiza la seguridad de la documentación, tanto de permanencia como de acceso limitado según permisos. Acogidos a la norma de calidad ISO 27001 de seguridad informática.
¿Existe copia de seguridad de los soportes alojados? En efecto, la documentación está alojada en el reconocido proveedor de servicios de alojamos web OVH. Mas información : https://www.ovhcloud.com/es-es/about-us/
Se trata de un servicio de pago, conforme a tarifa de cuota mensual.
El archivo de facturas y gastos en la nueva plataforma digital
No sirve. Tienes que convertirlo en documento PDF.
Sólo es válido en PDF. No no son válidos otros formatos como .jpg / .zip / .doc / .docx / .txt / .xls.
Importante: cada documento tiene que ser un único archivo, (es decir cada factura un PDF).
Por supuesto, existen aplicaciones gratuitas para escanear desde tu móvil los documentos y convertirlos en PDF. Recomendamos la aplicación gratuita de Microsoft LENS.
Sólo si antes la has realizado desde una aplicación que te lo convierta en documento (p.e.LENS). Una foto directa nunca será un documento.
La mejor manera de recibir tus facturas es a través de e-mail o descarga desde la plataforma digital de tu proveedor.
No hay problema. Debes incorporar todas las hojas de la factura al fichero PDF.
No hay problema, puedes incorporarlos junto al PDF de la factura.
Si bien los albaranes no son soportes contables como tales, si deben de ser guardados si la factura no incorpora el detalle de los productos o servicios adquiridos. De acuerdo con lo dispuesto en el artículo 106.4 de la Ley General Tributaria, los gastos deducibles y las deducciones que se practiquen, cuando estén originados por operaciones realizadas por empresarios o profesionales, deberán justificarse, de forma prioritaria, mediante la factura entregada por el empresario o profesional que haya realizado la correspondiente operación que cumpla los requisitos señalados en la normativa tributaria.
Ahora bien, y sin perjuicio de lo anterior, la factura no constituye un medio de prueba privilegiado respecto de la existencia de las operaciones, por lo que una vez que la Administración cuestiona fundadamente su efectividad, corresponde al obligado tributario aportar pruebas sobre la realidad de las operaciones.
De momento no es posible. Cada fichero debe contener una sola factura.
Sí puedo subir todos los PDF que quiera de una única vez. Cada fichero pdf debe contener una sola factura. Sí que puedes subir varias facturas.
Desde el menú de acciones, puedes mover un documento a su contenedor correcto. Es vital que lo detectes antes de ser contabilizado, dado que de no ser así, su contabilización será conforme a la ubicación que hayas asignado tú.
Es muy sencillo, los puedes ubicar en su carpeta correspondiente y nosotros nos ocupamos del resto.
Tenemos varias carpetas para que puedas subir todos los documentos que quieras tener guardados, pero además podemos crear otras carpetas que te puedan resultar útiles para almacenar información.
Proceso contable, balances y listados; y vinculación del Archivo Documental con el Portal del Cliente de Velázquez & Tomé
En absoluto. Seguimos fieles a nuestro rigor y confiabilidad, y para ello debemos de verificar cada uno de los documentos a clasificar.
Una vez procesados los documentos podrás disponer de listados y balances del ejercicio en curso y un dashboard con las principales magnitudes de los ejercicios cerrados.
Podrás obtener la siguiente información, de los últimos 10 ejercicios de los que dispongamos datos:
- Resultado del ejercicio
- Gráficos, detallados y comparativo con año anterior:
- Cuenta de Resultados
- Ventas por meses
- Distribución de ingresos
- Distribución de gastos
- Pareto de Facturación
- Clientes activos
- Top clientes
- Top proveedores
- Gestión documental
- Análisis contable:
- Extractos contables, con saldos actualizados de clientes y proveedores.
- Balances detallados
- Pérdidas y Ganancias
- Impuestos
- Libro de facturas expedidas y recibidas
Desde el menú de Gestión documental/Modelo oficiales podemos acceder y descargar todos los modelos oficiales presentados ante la AEAT.
Un nuevo canal de comunicación
Directo y con trazabilidad.
Adiós al papel
Desaparición del papel en los procesos contables.
Te despreocuparás de recuperar y buscar documentación para inspecciones tributarias: siempre disponible y localizable en pocos clicks.
Si te interesa, comunícanoslo, para comenzar a ponerlo en marcha.
